AIボイスレコーダーが刺さる業種 その6・介護|申し送りと報告書の材料を、チームで持つ

記録を書けるのは、たいてい全部が終わったあとです。移乗の途中で気づいた足の運びの変化も、食事のときにご家族から聞いた一言も、そのときは手が空いていません。書ける時間になったときには、細部が薄くなっています。

ですが、その場の会話をボイスレコーダーに残しておけば、あとから容易に戻れます。

この記事は職業別シリーズの6回目です。録音や文字起こしの使い方そのものは第5話までに書いたので、ここでは介護の現場に固有の事情だけを扱います。

手が塞がっている時間のことも、あとから残せます

介護の仕事は、手が空いている時間のほうが短いという構造があります。

身体介護は両手を使います。移乗、着替え、食事の介助。そのあいだに起きたことをその場で書き留めるのは、物理的に無理があります。かといって、あとで思い出して書くと、気づいたことの角が取れていきます。「いつもより時間がかかった」までは残っても、どのくらいだったか、どこで止まったかは薄れます。

ひとつ終わった直後に、10秒だけ声にしておく。それだけで、記録を書く時間まで持ち越せます。書くのはあとでいい、という状態を作れるのが大きいところです。

連携は、法律が求めている業務

ここが介護の固有事情で、いちばん大きいところだと考えています。

他職種への情報共有は、気を利かせてやる作業ではありません。社会福祉士及び介護福祉士法に、こう定められています。

介護福祉士は、その業務を行うに当たつては、その担当する者に、認知症（中略）であること等の心身の状況その他の状況に応じて、福祉サービス等が総合的かつ適切に提供されるよう、福祉サービス関係者等との連携を保たなければならない。

看護師にも、ケアマネジャーにも、同じ利用者さんのことを伝える。相手ごとに聞きたいことは違いますが、元になる材料は同じです。その材料が自分の記憶の中にしかないと、伝える相手が増えるたびに思い出し直すことになります。

一度声にして残しておけば、そこから必要な部分を取り出して渡せます。同じ話を3回するのと、1回残して3回参照するのとでは、後者のほうが内容もそろいます。

なお同じ法律には、秘密保持の定めもあります。「正当な理由がなく、その業務に関して知り得た人の秘密を漏らしてはならない」。録音したものの置き場所は、この義務の範囲内で考えることになります。

共有できる範囲が、そもそも外に出ません

チームで使う設計は、扱う情報の性質と噛み合います。

Plaudにはチーム向けのワークスペースがあり、公式の説明では共有の範囲はワークスペース内に限られます。社外の人と共有するための公開リンクは用意されていません。

一般には「外部に共有できない」は制約として書かれますが、利用者さんの心身の状況を扱う仕事では逆に働きます。外に出せる経路がそもそも無い、というのは、置き場所を決めるときの前提として分かりやすいところです。

もうひとつ、既定では共有されないことも押さえておく価値があります。公式には、コンテンツは「初期設定では本人だけのものとして扱われ、招待によって明示的に共有されない限り、管理者や他のメンバーには表示されません」とあります。共有は自分で選ぶ操作です。個人のワークスペースとチームのワークスペースは切り替えて使えて、分けたまま持てます。

この分け方は、後輩の立場でも使えます。先輩の判断の理由をあとから聞き直すために残す音は、チームに出す必要がありません。自分のために残す記録は個人側に置く。第4話でも同じ話を書きました。

★注意点として、メンバーがワークスペースから外れると、そのノートもチームから見えなくなります。人の入れ替わりがある職場では、チームに残すものと個人が持つものを最初に分けておくほうが確実です。プランの単位そのものの比較は別の記事にまとめてます。

報告書の【下書き】は、話した内容から起こせます

ご家族への報告も、他職種への申し送りも、材料は同じ会話の中にあります。

書く相手によって形式は変わりますが、元になる事実は変わりません。その日にあったこと、いつもと違ったこと、伝えるべきこと。声で残っていれば、そこから下書きを作れます。

出てくる形を毎回そろえたいなら、要約のテンプレートを決めておく方法があります。決め方はテンプレートの記事に書きました。ただし要約をそのまま提出物にはしないでください。要約のどこに間違いが集まりやすいかは別の記事にまとめています。下書きとして使い、事実の確認は自分で行うのが前提です。

入浴介助には、持ち込めません

水回りの業務は、公式が使用できない環境として挙げています。

Plaud Note Proは「いかなる液体にも触れさせないでください」とされています。NotePinは生活防水に対応していますが、公式に使用できない環境として「お風呂やサウナなど水蒸気や高温多湿の環境」が明記されています。NotePin Sも耐飛沫であって防水ではありません。

つまり非常に残念ですが、入浴介助の最中に使う設計は成立しません。使うなら前後です。浴室に入る前に置いていく、出たあとに気づいたことを残す。手が塞がる度合いがいちばん高い業務なので惜しいところですが、ここは割り切る部分になります。無理して使って壊れたら勿体無いです！

院内や施設内での電波の扱いについては、第5話にエリアごとの考え方をまとめました。医療機器のある施設なら、そちらも先に確認してください。

利用者さんの名前をどう扱うか

メーカー側も、この点を明記しています。

Plaudの公式ヘルプには、患者を特定できる情報は自動ではマスキングも削除もされない、と書かれています。氏名、生年月日、番号。話した内容はそのまま文字起こしに残ります。

公式の推奨は、可能な限りそうした情報を口に出さないこと、ですが1日の中で多くの方と向き合う仕事なので誰の記録かわからなくなっては本末転倒です。その場合は報告書の作成が完了した段階で録音記録を削除しておくことを推奨します。

その上で導入するかどうかの判断は、施設の取り決めと合わせて考えることになります。

まとめ

• 手が塞がっている時間のことも、終わった直後の10秒で持ち越せる
• ★連携は法律が求めている業務。同じ材料を看護師にもケアマネジャーにも渡せる形にしておくと、伝えるたびに思い出し直さずに済む
• ★共有の範囲はワークスペース内に限られ、外向けの公開リンクは無い。扱う情報の性質と噛み合う
• 既定では共有されない。チームに残すものと個人が持つものを最初に分けておく
• 報告書は下書きとして起こせる。ただし要約をそのまま提出物にしない
• ★入浴介助には持ち込めない（公式が使用できない環境として明記）。使うのは前後
• 名前が録音された記録をどう扱うかのルールを明確にしておく。

介護の現場は、記録と共有が仕事の一部として法律にまで書かれている職種です。それでも、書く時間はいちばん後ろに回されがちです。終わった直後の10秒から始めて、それが申し送りと報告書にどうつながってくるかを見てみる。そのくらいの入り方でいいと思います。

そして誤解されがちなところなんですがAIボイスレコーダーは通常の業務の補助的な役割です。これまで書いていたメモから完全に置き換えるのではなく両方使って効率を高めることが最も大事なことです。

参考文献

• 社会福祉士及び介護福祉士法（昭和62年法律第30号） https://laws.e-gov.go.jp/law/362AC0000000030 （e-Gov法令検索・2026年9月4日確認）
• Plaud公式ヘルプ「Plaud Team でコンテンツを共有する」（2026年9月4日確認）
• Plaud公式ヘルプ「Plaud Note Pro は防水対応ですか？」「NotePin は防水・防塵対応ですか？」（2026年9月4日確認）

本記事は条文と公開情報にもとづく一般的な整理です。施設での使用の可否、記録の取り扱い、利用者さんやご家族への説明については、所属する施設の取り決めをご確認ください。