AIで議事録を作っても誰も読まない?足りないのは書き方ではなく、渡し方と使い方

会議が終わって数分で、AIが議事録を作ってくれる。それをチームに共有した。けれど、誰も開いていない気がする。次の会議で、決まったはずの話がまた出てくる。

AIで議事録を作るのは速くなりました。止まっているのは、その先の「読まれる」ところです。 直すのは書き方ではなく、渡し方と使い方。この記事では、読まれる議事録にするための3つの手をまとめます。

「作る」の検索は、「読ませる」の約570倍

議事録について調べる人は多いのですが、調べているのはほとんどが作り方です。

AI経営支援のTRY Linkが2026年10月に公表した検索データの分析では、「議事録 書き方」が月14,800回、「議事録 AI」が月8,100回検索されていました。一方で、「読まれない」に関する言葉は、どれも月10回未満。作るための検索は、読ませる・共有するための検索の約570倍だったそうです。

同じ分析は、作った議事録が読まれていない状態が、まだ解決すべき課題として気づかれていない可能性を指摘しています。AIで作るところが楽になったぶん、次の課題は読まれる議事録への仕上げ方だと考えています。

1. 先頭に「決まったこと」と「やること」を置く

読む人が議事録に求めているのは、すぐに分かることです。

パーソルプロセス&テクノロジーが会社員500人に聞いた調査では、良い議事録の条件として「要約や要点がまとまり、すぐに理解できる」が76.8%で最多でした。続くのが「会議に参加していない人でも内容がわかる」48.2%、「期日とTodoが分かりやすい」45.0%です。

だから、議事録の先頭には次の2つを置くべきです。

• 決まったこと: 結論を「〜と決まった」の形で
• やること: 担当者と期限をセットで

AIの要約テンプレートで、この順番を固定しておくと毎回そろいます。テンプレートの選び方は要約テンプレートの記事に、AIの要約で間違いが出やすい所は要約の直し方の記事にまとめました。担当者の名前と期限の日付は、送る前に目で確かめておきます。

全文は捨てずに、リンクで添える

要点だけにすると、今度は「なぜそう決まったか」が消えてしまいます。

ソースネクストの調査では、上司が部下に求める議事録の1位が、要点と文字起こしの両方を載せた形で49.6%でした。本文は要点だけにして、全文の文字起こしや録音はリンクで添える。読む人は先頭だけ読めばよく、確かめたい人は全文に戻れます。全文をどこまで渡すかは文字起こしの渡す範囲の記事に、ファイルとリンクの違いは議事録の渡し方の記事に書いています。

2. 会議の直後に、いつも見ている場所へ置く

議事録が読まれるかどうかは、置き場所でも変わります。

メールに添付して送ると、ほかのメールに埋もれやすい。チームが毎日開いているチャットやタスク管理の画面に、会議が終わってすぐ置くほうが目に入ると考えています。

「すぐ」にも意味があります。会議の直後なら、出た人の記憶がまだ新しいので、要点のずれに気づいてもらいやすい。翌日にまとめて送ると、読む人も内容を思い出すところから始めることになります。AIが作ってくれる今なら、会議が終わった10分後に送ることもできる。やることは、議事録の中に置くだけでなく、それぞれのタスクとして登録しておくと、担当者の目に入り続けます。

PLAUDは、チーム向けのPlaud Teamを使っていれば、商談のノートをSalesforceのToDoとして記録できます(Salesforce連携の記事)。次の大型アップデートでは、SlackやNotionに要約や資料を届けるところまで、Plaud Agentに任せられる予定です(PLAUDの10月アップデートの記事)。

3. 次の会議の最初に、前回の議事録を開く

いちばん確実なのは、議事録を読む理由をつくることです。

次の会議の最初の数分で、前回の議事録の「やること」を画面に出して、1つずつ確かめる。こうすると、議事録は「あとで読むかもしれない記録」から「次の会議で使う資料」に変わります。担当者は、会議の前に自分の行を見るようになります。

確かめ方は、やることの1行ごとに「済んだ」「まだ」「やめた」のどれかを答えてもらうだけで十分です。まだのものは、期限を引き直して今回の議事録に引き継ぐ。これをくり返すと、議事録が会議と会議をつなぐ1本の線になっていきます。

議事録が必要な理由の2位は、ソースネクストの調査で「言った、言わないの論争を避けるため」でした。次の会議で前回の議事録を開く習慣は、まさにこの役目を果たしてくれます。
ですが言った言わないを避ける程度で終わるような議事録に価値はあるのでしょうか？

全員が要点を共有し、その後の成果に反映できてこそ価値ある議事録だと考えています。
AIボイスレコーダーはそんな議事録作成の補助として大きな役割を果たしてくれるはずです。

まとめ

AIで議事録を作っても読まれないときは、書き方より先に、渡し方と使い方を見直します。

• 先頭に、決まったことと、やること(担当者と期限)
• 全文は捨てずに、リンクで添える
• 会議の直後に、チームがいつも見ている場所へ
• 次の会議の最初に、前回の議事録を開く

まずは次の会議で、前回の議事録を最初に開いてみてはいかがでしょうか？

参考文献

• 株式会社TRY Link「議事録の『書き方』は月1.4万回検索、『読ませ方』はほぼゼロ」(PR TIMES・2026年10月9日) https://prtimes.jp/main/html/rd/p/000000007.000188360.html （2026年10月14日確認）
• パーソルプロセス&テクノロジー「社内会議や社内ミーティングに関する実態調査」(2023年3月・デジタルシフト掲載) https://digital-shift.jp/flash_news/FN230330_1 （2026年10月14日確認）
• ソースネクスト「議事録に関する意識調査」(2023年8月) https://sourcenext.co.jp/pressrelease_html/JS/2023/2023090501 （2026年10月14日確認）