サービス担当者会議では、ケアマネジャーが司会をしながら記録も取ります。誰がどの立場で何を言ったかを書き留めている間に、次の発言が始まる。書き取れなかった分は、会議のあとで思い出しながら埋めることになります。
ですが、その場の音が残っていれば、会議中は進行のほうに集中できます。
職業別シリーズの15回目は、居宅のケアマネジャー（介護支援専門員）です。録音や文字起こしの使い方そのものは第14話の経営者までに書いてきたので、ここではケアマネジャーに固有のところを取り上げてみます。介護職員の申し送りについては第6話の介護にまとめました。
司会と記録を同時にやると、どちらも半端になる
会議の場でケアマネジャーがしているのは、記録だけではありません。参加者に発言を促し、話がそれたら戻し、意見が分かれたところを言葉にして確かめる。手を動かしている間は、その調整が止まってしまいます。
しかも会議に集まるのは、立場の違う方たちです。利用者と家族、複数の事業所の担当者。同じ言葉でも、誰が言ったかで意味が変わる場面があるのに、書き取る側はそこまで追いきれないことがあります。
会議のあとで、発言のまま記録に起こせる！
録音があれば、記録づくりは会議が終わってからの作業になります。聞き直しながら、必要なところを要点に落としていけばいい。
話者が分かれて表示されると、どの担当者の意見だったかを追いやすくなります。多職種が集まる会議ほど、この表示が役に立ちます。整え方は話者の聞き分けに書きました。
会議中に手が空くこと自体が、いちばん大きい変化だと考えています。発言が少ない参加者に話を振る、言いにくそうな様子に気づく。そこに使える余裕が戻ります。
利用者宅での面談も、話のほうに集中できる
ケアマネジャーの仕事は会議だけではありません。制度の上でも、利用者の自宅を訪問して本人と家族に面接することが求められています。
自宅での話は、書き取ろうとすると空気が硬くなることがあります。メモを閉じて聞いたほうが出てくる話もある。音が残っていれば、そのやり取りを後から確かめられます。
「前はこう言っていたけれど、今回は言い方が違った」という変化も、記録が要点だけだと消えてしまうところです。月に一度の記録を作るときに、自分のメモではなく本人の言葉から戻れるのは心強いと思います。
担当者から出た専門的な意見を、削らずに残す
会議では、それぞれの担当者が専門の立場から意見を出します。制度が会議に求めているのも、まさにその意見です。
ただ、記録に落とす段階で「〜の意見あり」まで縮むことが多い。なぜその意見になったのかという道筋は、要点にすると落ちます。
音が残っていれば、新しく担当になったケアマネジャーが、その道筋ごと聞き直せます。経験のある担当者が何を見て判断したのかは、言葉のまま残しておくほうが伝わるはずです。過去の会議から関連する発言を探すときの整理は文字起こしが溜まって探せないときの3つの習慣へ。
録るなら、いまある同意の枠組みに重ねる
ここがケアマネジャーに固有のところです。
サービス担当者会議で利用者や家族の個人情報を用いるときは、あらかじめ文書で同意を得ることが制度で決まっています。つまり、同意を取る枠組みはすでに動いているということです。
録音を足すなら、その枠組みに重ねて説明するのが自然だと思います。何のために録るのか、誰が聞くのか、いつ消すのか。伝え方は取引先との会議、AIで録音していい?が参考になります。事業所としてどう扱うかを決めるところなので、自分ひとりで始める話ではありません。
置き場所と共有の範囲も先に決めます。会議の記録は制度上2年の保存が求められる一方、録音そのものをどうするかは個別に決めることになります。渡す範囲の考え方は議事録を全文そのまま送っていいか、消す時期は録音データはいつ消せばいいかに書きました。
制度は、会議と記録に何を求めているか
ここからは制度の話です。
居宅介護支援の運営基準は、サービス担当者会議をこう位置づけています。
サービス担当者会議（介護支援専門員が居宅サービス計画の作成のために、利用者及びその家族の参加を基本としつつ、居宅サービス計画の原案に位置付けた指定居宅サービス等の担当者…を招集して行う会議…）の開催により、利用者の状況等に関する情報を担当者と共有するとともに、当該居宅サービス計画の原案の内容について、担当者から、専門的な見地からの意見を求めるものとする。
訪問と面接についても定めがあります。
介護支援専門員は、前号に規定する解決すべき課題の把握（以下「アセスメント」という。）に当たっては、利用者の居宅を訪問し、利用者及びその家族に面接して行わなければならない。
個人情報の扱いは、次のように書かれています。
指定居宅介護支援事業者は、サービス担当者会議等において、利用者の個人情報を用いる場合は利用者の同意を、利用者の家族の個人情報を用いる場合は当該家族の同意を、あらかじめ文書により得ておかなければならない。
記録については、会議等の記録を含む書類を「その完結の日から二年間保存しなければならない」と定めています。モニタリングの結果も、少なくとも月に一回の記録が求められます。
いずれも録音について書いたものではありません。制度が求めているのは記録と同意であって、その作り方までは決めていないと読めます。実際の扱いは、事業所の方針と保険者の考え方にしたがってください。
まとめ
サービス担当者会議で録音がいちばん働くのは、司会をしている最中です。書き取る手が空けば、意見の食い違いをその場で言葉にできる。担当者が出した専門的な意見も、道筋ごと残せます。
何より録音を繰り返し見返していくことで、自身の発言の改善点を見出し、より質の高い発言に繋がっていくと考えられます。
一方で、会議で扱うのは利用者と家族の情報です。同意を取る枠組みはすでにあるので、録音はその上に重ねて説明する。置き場所と消す時期は事業所として決める。
会議の記録づくりに追われる時間が減れば、その分を利用者と向き合う時間に回せるはずです。
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参考文献
- 指定居宅介護支援等の事業の人員及び運営に関する基準（平成11年厚生省令第38号・e-Gov法令検索） https://laws.e-gov.go.jp/law/411M50000100038 （2026年9月20日確認）
本記事は法令の条文にもとづく一般的な整理です。会議の記録の作り方、録音の可否とその扱い、保存の期間については、所属する事業所の方針と保険者の指示にしたがってください。
